La oficina virtual está cambiando la forma en que trabajan las personas hoy por hoy debido a las facilidades que presenta y a los excelentes servicios que se encuentra con ella, además, permite reducir gastos en montajes e instalaciones físicas que en cierto sentido no generan valor real.

Esta herramienta es ideal para profesionales independientes, recién egresados o empresas que se acaban de crear, ya que pueden contar con una oficina permanente, con asistencia secretarial continua, mensajería y tecnología de punta. Así este segmento de mercado empresarial se evita la inversión en activos fijos, además evita también la contratación de personal y la administración del mismo, con una gran ventaja adicional, solo paga por lo que usa.

Principales beneficios

• Recepción de llamadas personalizada
• Contestadores las 24 horas
• Dirección comercial
• Fax, Internet y demás servicios de telecomunicaciones siempre con la última tecnología.

 

Así, una persona puede estar todo el día en la calle o realizando un proyecto de un cliente mientras que no pierde nuevos contactos, además de dar la impresión de profesionalismo y seriedad a quienes lo contacten a través de su "oficina", la cual, aunque es virtual cuenta con todas las herramientas suficientes para atender las necesidades del cliente. También es una excelente herramienta para quienes desean trabajar desde su casa, en esta época en la que se hace más sencillo montar un negocio virtual y laborar desde nuestros hogares, podemos conseguir toda la fachada de una empresa muy profesional con esta herramienta. En fin, podríamos encontrar muchas otras ventajas y posibilidades, lo cierto es que es una excelente herramienta que vale la pena probar.

 

La oficina del futuro

 

Se ha dado gran importancia a la Internet, aunque su papel fundamental, al igual que la TV, ha sido en la difusión de las transformaciones, no tanto como en los cambios científicos y tecnológicos mismos.

En lo personal entiendo que los cambios no se producen en los elementos externos. Creo que los cambios tienen que producirse en el hombre mismo. Especialmente en su forma de percibirse a sí mismo y de percibir su entorno. Si estos cambios no ocurren en el hombre, no hay cambios.

En verdad no hay acción alguna que no tenga un efecto. El más mínimo de los movimientos puede tener efectos de enormes consideraciones. Se cree firmemente, a partir de la Teoría del Caos, que el batir de las alas de una mariposa en la selva Amazónica, pude producir enormes aludes en el Norte de Europa.

 

Una nueva oficina

 

Los avances tecnológicos, que comenzaron con la creación del teléfono por 1850, han transformado muchos conceptos tradicionales. Uno de ellos es el de lo que puede ser una "oficina".

A diferencia de las oficinas tradicionales, las oficinas virtuales no tienen un lugar fijo desde donde operar. Consisten de una línea telefónica, una línea celular, una computadora personal y una Palm Pilot. Por lo general, son una habitación o un escritorio en una residencia, o en cualquier parte.

J. Levinson cuenta que cuando comenzó a trabajar desde su oficina virtual, lo primero que tuvo que hacer fue explicar a su mujer e hija, que aunque estuviera en casa en T-Shirt y Jeans, estaba haciendo trabajos, que traerían dinero para pagar la renta y los gastos.

Hace ya varios años mis actividades las convertí en virtuales. Transformé un dormitorio del apartamento donde vivo en mi oficina, con un escritorio, teléfono, fax, computadora, contestadora telefónica y todo lo necesario para trabajar. Por supuesto, la conexión a Internet fue indispensable.

El principal obstáculo que encontré estaba en mí mismo, en mi mente, porque me sentía al inicio poco confortable diciendo a los demás que mi oficina estaba en mi casa. Pero, esto duró muy poco, porque noté que a nadie le importaba mucho dónde estaban mi oficina. Les interesa más el servicio de que les prestaba.

Las redes de área amplia, como la Internet, han hecho posible y más fácil el "teletrabajo". El "empleado tradicional" ha pasado a convertirse en un trabajador autónomo o micro-empresario. Los retos de esta nueva economía global y digital creará nuevos trabajos especializados y funcionales, que utilizarán este sistema.

Para adaptarse a esos nuevos requerimientos, los nuevos profesionales necesitan ser flexibles en extremo. Deben estar dispuestos a adaptarse a los requerimientos de los nuevos mercados laborales. En algunos casos les será necesario aprender nuevas profesiones e integrarse rápidamente a las diferentes organizaciones que requieran sus servicios.

 

La oficina virtual no es para todos.

 

Este concepto, de oficina virtual, que ha venido tomando fuerza en los últimos años, no es para todos, aunque no es del todo nuevo. Muchos profesionales, especialmente los profesionales de la medicina, lo han utilizado desde hace mucho tiempo. Si lo pensamos un poco, todas las profesiones deben haber comenzado de esa manera. Imagino que Leonardo da Vinci no tenía un complejo de oficinas en el centro de la ciudad. La historia nos cuenta que este arquitecto, ingeniero, médico, pintor, precursor de la aviación, urbanista y quién sabe cuantas cosas más trabajaba desde un estudio en el mismo lugar donde vivía.

• Planificación.
  Opere de acuerdo a un plan sencillo y claro que le permita guiar su negocio y sus actividades de mercadeo.
• Flexibilidad.
  Usted debe dirigirse por las necesidades de sus clientes. Esto significa que debe tener la capacidad de ser flexible en extremo. Es la capacidad de adaptarse a las nuevas circunstancias, la que de dará la ventaja competitiva. Con clientes cada día más sofisticados y exigentes, debe estar listo y dispuesto para ser flexible.
• Credibilidad.
  Todos los aspectos de su negocio deben ser altamente profesionales para dar credibilidad a sus clientes e inspirarles confianza total.
• Relación.
  Siempre está dispuesto a mantener contacto y relacionarse con sus clientes y prospectos. No solamente por ocasionales e-mail, sino por todos los medios a su alcance: boletines, folletos, cartas, tarjetas virtuales y cualquier forma que sea oportuna.
• Pasión.
  Tener dedicación total a los clientes y prospectos, sentir verdadera pasión por su trabajo, y hacer que ello se extienda a sus colaboradores, es vital para el éxito de una oficina u operación virtual.
• Paciencia.
  Al igual que Roma no se hizo en un día, afianzar una oficina virtual requiere de mucha paciencia. Es cuestión de tiempo. Existen hábitos y costumbres de los clientes que son difíciles de modificar de la noche la mañana. La paciencia y constancia son importantes.